Советы по работе в Microsoft Outlook

Мы начинаем цикл советов по работе в MicrosoftOutlook. Microsof tOutlook самый популярный инструмент тайм менеджмента в мире. Поэтому большая часть советов касается того, как экономить время при работе с этим инструментом.

Совет 1. Отвлечения. Область чтения – отключена!

Если у вас целый день открыт Outlook, то при поступлении писем вы сразу видите текст письма, а значит оказываетесь эмоционально вовлечены и начинаете сразу отвечать. Если за день вам приходит много писем – то таким образом вы отвлекаетесь и кроме работы с почтой не можете ничего не успеть. Эта проблема в Тайм менеджменте называется — отвлечения. При отвлечениях вам сложнее вернуться к выполнению прерванной задачи, таким образом, вы тратите больше времени, чем, если бы сначала сделали задачу, а потом работали с почтой.

Отключив область чтения,вы будете по Отправителю и Теме письма определять, требует ли оно срочного ответа или нет. Таким образом, вы сможете закончить начатую задачу и ответить на все письма.

Совет 2. Отслеживание переписки. Беседы.

В MicrosoftOutlook 2010 появилась удобная возможность отслеживать цепочку писем – беседу. Это позволяет экономить время на поиск писем. И быстро вспомнить и найти важную информацию. Outlookспособен группировать письма и ответы на них в беседы – даже, если письма находятся в разных папках.

На рисунке показано, как включить эту опцию и как выглядит Беседа развернутая и свернутая.

Совет 3. Все почтовые ящики объединяем в Outlook.

Большинство пользователей имеют два и более почтовых ящика. Чем больше у вас почтовых ящиков – тем больше времени у вас уходит на работу с почтой при переключениях между ящиками. Вы будете экономить много времени, если всю почту сведете в один ящик. Пусть этим ящиком будет MicrosoftOutlook.Каждый ящик бесплатной почты имеет свои настройки для подключения к Outllook, но потратив 10 минут на подключения каждого ящика – вы будете экономить часы на переключения между страницами своих почтовых ящиков. Инструкции для подключения вы найдете на странице своей почтовой системы. В самом же Outlookвы можете добавить еще один почтовый ящик так как показано на рисунке.

При отправке почты вы сможете указать, из какого почтового ящика это делать.

Совет 4. Вся почта – одна папка входящие!

Если у вас несколько почтовых ящиков подключены в Outlook – так как описано в совете 3. Это уже быстрее и лучше чем посещать несколько страниц почтовых систем. Но у вас вOutlookможет отображаться несколько ящиков с списке слева. Так как показано на рисунке.

Таким образом, у вас будет несколько входящих, отправленных, и т.д. Переключение между ними тоже отнимает время – хоть и меньше чем переход по разным страницам. Предлагаем объединить почту в один ящик. Это можно сделать с помощью меню Файл – Настройка учетных записей-по очереди выделяете каждую учетную запись и нажимаете кнопку сменить папку – указываете одну и ту же папку входящих (обычно это ящик по умолчанию, то есть используемый наиболее часто). Рисунок внизу показывает что у ящика [email protected] – папка[email protected].

Если хочется всю почту пришедшую на определенный ящик группировать – то это можно сделать с помощью Правил сортировки писем (как это сделать будет описано в следующем совете). Тогда, например, в папке Входящие будут подпапки – mail.rugoogle.comи т.д. Есть пользователи которые сделав так как описано в этом примере экономили до 1 часа времени на работу с почтой в день. Удачи!

Совет 5. Оповещения — это отвлечения, убираем их!

Если у вас открыт целый день Outlook – то вы реагируете на каждое новое письмо. Это письмо может быть спамом, может просто подождать, пока вы закончите то что делаете в момент появления оповещения. Так что если вы не работает в службе поддержки и вам не надо ежеминутно отвечать на письма – рекомендуем отключить уведомления о новых письмах, тогда вы будете сами заходить и проверять почту тогда – когда сочтете это нужным. Оповещения убираются через меню Файл – Параметры – Почта (дальше как на рисунке)