Офисный КПД

Сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю 

В рамках глобального онлайнового проекта «КПД моей работы в офисе» (Personal Productivity Challenge), дающего оценку личной производительности в повседневной работе с персональным компьютером, участвовало более 38 тыс. человек из 200 стран мира. Исследование базируется на сведениях, полученных через местные Web-сайты Microsoft Office Experience за период с сентября 2004 по январь 2005 года. В России проект проходил при информационной поддержке издательства «Открытые системы», в опросе приняли участие 4269 человек. Эксперты из независимой аналитической компании ConStat, обработавшие результаты исследования, пришли к неожиданным, а подчас шокирующим выводам о природе производительности на рабочем месте.

Не сухие цифры

Тест для проекта составлен доктором Ларри Бейкером, президентом корпорации «Центр управления д-ра Ларри Бейкера» и доцентом колледжа Шортнера. Анкета давала возможность оценить свою продуктивность на рабочем месте и получить рекомендации, способствующие повышению производительности труда и ее гармонизации. В Internet-опросе содержалось 18 пунктов-утверждений, с которыми респонденты могли согласиться либо отвергнуть. Каждый пункт имел шкалу от 0 – «никогда» до 5 – «всегда».

Подавляющее большинство опрошенных россиян (76%) – мужчины, при этом преобладают люди в возрасте до 35 лет. Американцы более сбалансированы по полу и в основном старше 35 лет. Вероятно, именно молодостью российских респондентов объясняется тот факт, что они расценивают свою производительность более высоко, чем американцы или европейцы: 19% россиян оценили ее в 90% и лишь по 17% европейцев и американцев назвали такую же цифру. Вместе с тем 23% россиян, перешагнувших 45-летний рубеж, также оценивают свою производительность на работе в 90%.

Согласно данным опроса:

— Средняя продолжительность рабочего дня составляет 9 часов и только 63% времени является производительным (в США эти цифры составляют 9 часов и 65%, в России 9,1 часа и 58% соответственно).
— Еженедельно сотрудники тратят 5,6 часа на встречи и совещания, при этом 69% опрошенных считают их непродуктивными (в США, соответственно, 5,5 часа и 71%, в России 4,7 часа и 74%).
— Ежедневно сотрудники получают около 42 писем по электронной почте (в США – 56, в России – 38).

По мнению экспертов, сильной стороной российских команд является постоянная взаимосвязь сотрудников, умение вовремя информировать членов команды о личном вкладе в общую работу. Так, 69% россиян оперативно сообщают о результатах порученной им работы руководителю, членам команды и другим сотрудникам, чтобы держать их в курсе дел по совместным проектам (в США оперативные работники составляет 49%, в других странах – 52%). Вовремя информируют коллег о ходе дел на совещаниях с помощью e-mail или в иной форме 57% россиян (в США – 49%, в других странах – 48%).

Однако во время кризисов, в период авралов эффективность стратегии в России значительно ниже, чем в США и других странах, также отмечена достаточно слабая организация российских совещаний. Лишь 29% опрошенных россиян полагают, что обладают эффективной стратегией в кризисных ситуациях и способны эффективно сгладить их последствия. В США сходную позицию занимают 38%, а в среднем по миру – 40%. Лишь 26% соотечественников не считают часы, проведенные на совещаниях, пустой тратой времени (в США – 29%, а в других странах – 31%).

Большинство опрошенных убеждены, что стали работать дольше, но с меньшей продуктивностью, при этом единодушно подчеркивают зависимость эффективности труда от технологий. Нечеткие задачи, отсутствие коммуникаций между членами команд и неэффективные рабочие встречи названы в числе основных факторов, снижающих результативность труда в течение недели в среднем на треть.

Эксперты из ConStat пришли к выводу, что респонденты, умеющие более эффективно использовать рабочее время, также лучше организуют и упорядочивают свою информацию, чем менее производительные работники. Так, среди российских участников опроса, эффективно использующих более половины своего рабочего времени по сравнению с менее продуктивными, на 22% преобладают те, у кого хорошо организованы документы и файлы (в США – 29%), на 19% больше тех, кто быстро находит электронные документы (в США – 30%) и на 11% – тех, у кого удобно организована электронная почта (в США – 19%).

Участники исследования отметили и то, что необходимость находить баланс между возрастающим временем работы и желанием улучшить условия труда, увеличивает их зависимость от технологических инструментов, которые позволяют оптимизировать личную и командную производительность.

Российская специфика

Титулованный доктор Ларри Бейкер, сопоставив сведения о российских мужчинах и женщинах, получил любопытные результаты. В частности, производительность работы в офисе у россиянок на 5% выше, чем у россиян. Зато мужчины компенсируют это тем, что в среднем на 25 минут дольше задерживаются на работе.

Мужчины в два раза чаще выступают за то, чтобы часть недели работать дома. Женщины, как оказалось, теряют на работе больше времени из-за ненужных звонков или посетителей, отсутствия координации и сотрудничества в команде. Зато мужчинам чаще мешает выполнять свои рабочие обязанности пристрастие к компьютерным играм.

Производительность работы в офисе у подчиненных в России в среднем на 4% выше, чем у руководителей. Начальники компенсируют это тем, что в среднем на 35 минут дольше задерживаются на работе. Но подчиненные в два раза чаще начальников выступают за гибкий график работы. Среди подчиненных, по сравнению с руководителями, на 7% больше тех, кто тратит рабочее время на Internet, и на 12% преобладают сотрудники, малопродуктивность которых обусловлена отсутствием ясных целей и четко поставленных задач. Начальники на 9% чаще считают причиной своих простоев недостаточное делегирование полномочий.

Кроме того, Россия с большим отрывом лидирует, указав на первом месте среди причин потери рабочего времени нечетко поставленные цели – 49% (в США – 26%, в Европе – 32%), на втором месте – откладывание работы на потом – 45% (в США – 42%, в Европе – 29%). Зато 34% американских респондентов объяснили потерю времени на рабочем месте тем, что «некогда думать». С такой позицией солидаризируются только 32% европейцев и 24% россиян.

Представители Европы убедительно продемонстрировали свою нелюбовь к совещаниям, при этом 28% указали, что их неэффективность прямо влияет на потерю рабочего времени. С ними согласны 27% американцев и только 24% респондентов из России.

Выводы и перспективы

Исследование показало, что эффективность использования рабочего времени обусловлена множеством факторов, как позитивных, так и негативных. Среди отрицательных можно выделить проблемы управленческого характера – нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного – систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Треть опрошенных считает, что современные средства связи, дающие доступ к служебной информации, помогли бы им повысить продуктивность рабочего времени вне офиса. Неслучайно почти пятая часть опрошенных уверены, что смогли бы более эффективно работать именно в удаленном режиме.

Продуктивность использования рабочего времени объективно связана с хранением и доступом к информации – хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным улучшают этот показатель.

Цифры, полученные в ходе исследования, показывают, что в России очевидны первые признаки информационной перегрузки. Хорошие навыки организации информации, планирования времени и командной работы в ближайшей перспективе будут решающими факторами для повышения производительности труда.

===
Журнал «Директор ИС», #11, 2005 год // Издательство «Открытые системы» (www.osp.ru)
Постоянный адрес статьи: http://www.osp.ru/cio/2005/11/379720/