Эффективность ведения совещания

Цель работы: На основе вопросов-утверждений теста дать оценку организации подготовки и проведения совещания.

Ход работы:

▪Дать ответ на вопрос-утверждение теста.

▪Напротив вопросов-утверждений укажите один из четырех возможных ответов: почти всегда, часто, иногда, почти никогда.

▪С помощью ключа теста установите степень ваших способностей в эффективной организации и проведении совещания.

Таблица

Значения оценок ответов в баллах по вопросам-утверждениям теста

Вопросы-утверждения теста:

1.        Полезно предварительно проверять целесообразность каждого совещания, даже если оно было запланировано предварительно. Если будет установлено, что в его  проведении нет потребности, оно должно быть отменено.

2.        Если в самом начале заседания окажется, что участники не готовы к нему из-за несвоевременности предоставления им материалов (или по другим причинам), его следует перенести.

3.        Более целесообразно проводить совещания чаще, но с хорошим порядком дня, чем редко, но с большим количеством вопросов.

4.        Первым пунктом порядка дневного лучше ставить вопрос, решение которого достигается легко.

5.        Целесообразно вместе с приглашением на совещание в письменном виде, которое будет содержать вопросы дневного порядка, предоставлять еще и список его участников.

6.        В приглашении, кроме времени начала заседания, следует указать и точное время его завершения.

7.        Более рационально проводить заседание в середине рабочего дня.

8.        Предварительно определенные места для участников заседания создают на нем деловую атмосферу.

9.        Если два первых заместителя директора без предупреждения не появились на заседание, оно через пять минут после указанного времени начала должно быть перенесено на другой день.

10.        Председатель на заседании должен во вступительной речи напомнить регламент, даже если он всем известен.

11.        Когда в совещании принимают участие руководители разных рангов, то при обсуждении спорных вопросов слово сначала предоставляется подчиненным, а уже потом их непосредственным руководителям.

Ключ к тесту

▪        Если полученный результат выше 30 баллов, это означает, что Вы умеете отлично организовать подготовку и проведение совещаний.

▪        При результате от 25 до 30 баллов Вам следует контролировать свои действия при подготовке и проведении собраний и Вы сами выявите и ликвидируете имеющиеся просчеты.

▪        Результат между 20 и 25 баллами должен заставить Вас задуматься и согласиться с тем, что Вам необходимо пополнить свои знания и умения в этом направлении.

▪        Результат меньше, чем 20 баллов, указывает на целесообразность принятия конкретных мероприятий, например, окончание каких-либо краткосрочных курсов по менеджменту.