Как приложения Google могут экономить ваше время

Это обзорная статья о возможности бесплатного Googleпакета как инструмента управления временем.

Из всех известных проблем в управлении временем, приложения Google имеют влияние на такие:

• личная неорганизованность
•  неэффективное планирование
• поиск записей, документов, информации, телефонов
•  неэффективное разделение и кооперация труда
•  отвлечения

Начну с почты:

Проблем с почтой несколько:

1. Спам крадет время,
2. Письма если их оставлять в общей папке входящие постоянно приходится перечитывать, а вдруг что-то забыл
3. Сами по себе письма являются отвлечениями

GoogleMail отлично справляется с этими проблемами похитителями времени:

1. Для спама есть эффективные фильтры.
2. Для автоматической сортировки писем по папкам – есть  метки.
3. Чтобы не забыть, что-то сделать письмо можно перевести в задачу. Мало у когопочтовый ящик Googleоткрытпостоянно, в отличии от почтовых программ (Outlook, TheBat, LotusNotes), поэтому он и не сигнализирует о новом письме, тем самым не отвлекая от работы.

Есть у Google инструмент — задачи.

Для тайм менеджмента ключевой элемент. Задачи можно группировать  — создавая списки, тогда можно будет видеть в какой группе/категории требуется больше усилий икакую группу надо усиливать задачами для достижения целей (каждая группа должна быть связана с целью/целями).

Один из принципов тайм менеджмента, иметь все под рукой, и быстро находить. И это в первую очередь касается Контактов.

Очень удобно то, что Google запоминает, и предлагает внести в контакты, тех с кем вы переписываетесь. Очень удобно работает функция синхронизации контактов с телефонной книгой. При потере телефона – это может экономить много сил и нервов

Следующим полезным сервисом является календарь.

Планирование дня, недели, месяца это отличная практика для тех, кто хочет выйти с хаоса текучки и выйти на креативный уровень. Хорошо то, что задачи имеющие срок автоматически попадают в календарь, хорошо, что можно делать общий доступ к календарям, это помогает совместному планированию, например встреч и контролю подчиненных.

Последним но от того не менее важным сервисом из пакета программ Google стоит упомянуть сервис Диск.

Он позволяет совместно работать с документами, вставлять в почту вложение с этого дискового хранилища. Делать различные формы – опросы с помощью которых собирать информацию, заказы и т.д. от пользователей.

Большим преимуществом google является то что все перечисленные сервисы доступны на планшетах, телефонах. Они практически так же функциональны как и приложения просматриваемые на настольных компьютерах. Кроме того практически все данные можно синхронизировать на свое мобильное устройство и они будет доступны автономно при отсутствии интернет.

Есть и недостатки.

Главный на мой вигляд недостатокневозможностьделегироватьзадачи.

Второй по важности не достаток отсутствиенастроек для указанияприоритетов задач.

Думаю пройдетвремя и Googleвставит эти функции в свои инструменты, что сделает их еще более популярными у адептов управления временем.

Уверен, что правильное использование всех перечисленных инструментов позволит экономить минимум 1-2 часа в день. А это дорогого стоит.

Эксперт по Управлению личной и командной эффективностью – Виталий Тилиженко.